Transição para um governo digital: Secretaria de Agricultura e Abastecimento alcança economia e destaque com o SP Sem Papel

Postado em: 23/12/2021 ás 15:30 | Por: Assessoria de Comunicação

Em 2021, os documentos digitais produzidos economizaram mais de R$ 140 mil na SAA; Em outra frente, já foram avaliadas e eliminadas 126 mil caixas de documentos desprovidos de valor de guarda, gerando economia de cerca de R$ 6 milhões.

 

O Programa SP Sem Papel, lançado em julho de 2019, possibilitou a digitalização de documentos das Secretarias da Administração Direta e de toda a Administração Indireta do Estado de São Paulo. A medida, que trouxe economia e agilidade para o setor público, tem como contrapartida o ganho ambiental, uma vez que a utilização de papéis é reduzida ou eliminada em diversas rotinas, tornando a gestão pública mais moderna e sustentável. Outro ganho com o processo consiste no fato de que, ao se deixar de produzir documentos físicos, também se deixa de aumentar o arquivo físico. Esta atitude somada a eliminação segura e criteriosa de documentos de arquivo que não tem valor de guarda trouxe importante economia com a manutenção de espaços.

Confira os principais resultados que a Secretaria de Agricultura e Abastecimento de São Paulo (SAA) atingiu com o SP Sem Papel e com a eliminação de arquivos:

 

  • No último ano foram produzidas 1.855.687 páginas de documentos digitais, uma economia de cerca de R$ 140 mil;

 

  • Com os trabalhos de gestão de documentos foram eliminadas, até hoje, cerca de 126 mil caixas de documentos desprovidos de valor de guarda, trazendo uma economia de cerca de R$ 6 milhões;

 

  • A SAA é o 4º órgão entre os 94 órgãos e entidades da administração no trabalho de gestão de documentos e digitalização de seus processos.

 

 

Na SAA, desde 2012, é feita a avaliação, classificação e eliminação de documentos de forma segura e com critérios técnicos pela Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso da Secretaria.

E, ao contrário do que se pensa, a eliminação de papéis desprovidos de valor de guarda ajuda a preservar a memória, melhorar a eficiência administrativa dos órgãos públicos e promover o acesso à informação pública, possibilitando uma gestão mais rápida somada a economia de recursos.

Dessa maneira, os documentos históricos e de guarda permanente são identificados e arquivados em locais adequados, tendo sua preservação garantida. Com isso, a história da instituição é resgatada e o legado mantido.

Como explica o Coordenador da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA), da Secretaria de Agricultura e Abastecimento de SP, Aldizio Junior, os documentos físicos são eliminados de forma segura com a adoção de critérios técnicos de gestão documental, utilizando instrumentos oficializados pela legislação, principalmente os Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos. Segundo esses critérios, os planos de classificação e as tabelas de temporalidade de documentos indicam ser possível que até 80% dos documentos possam ser eliminados e o restante deve ser preservado pela SAA. As aparas resultantes do procedimento (sobras dos cortes) são destinadas ao Fundo Social do Estado de São Paulo e Cooperativas.

“As aparas são doadas para fins de desenvolvimento social. Dessa forma, ficamos apenas com os documentos que aguardam o cumprimento de prazos precaucionais e prescricionais e os documentos de guarda permanente. Esse trabalho possibilita a preservação da memória, pois identificamos o que precisa ser guardado e tem valor, melhorando o acesso à informação com a identificação de cada documento no arquivo. Isso oferece agilidade e rapidez na recuperação da informação, sem contar a economia de espaços físicos”, indica Aldizio.

Além da preservação dos documentos com real importância e da economia financeira (com o espaço físico, que envolve manutenção, energia, limpeza e segurança e a otimização do espaço), o coordenador ressalta os benefícios em se trabalhar com documentos digitais nos órgãos públicos.

“A tramitação de malote da regional até a sede antes demoraria 15 dias, pois precisa passar por pelo menos dois pontos. Hoje, como o SP Sem Papel, tudo é feito instantaneamente, com um clique. Assim as demandas da Secretaria são atendidas com rapidez, ou seja, o atendimento aos produtores rurais ganha em agilidade”, completa.

De acordo com o secretário de Agricultura e Abastecimento de São Paulo, Itamar Borges, “o Programa SP Sem Papel, incentivado pelo Governador João Doria, é um grande passo do Governo do Estado e a Secretaria de Agricultura faz a sua parte, em total respeito ao meio ambiente, assim como todos os programas adotados pela Pasta, como o Cadastro Ambiental Rural (CAR) e o Programa de Regularização Ambiental (PRA)”, comentou.

“Atingimos esses números e destaque devido ao engajamento de nossos servidores e gestores que abraçaram as Políticas de Governo Digital e deram apoio à Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso para realizar os trabalhos”, disse o chefe de gabinete da SAA, Ricardo Lorenzini.

 

[*Tabela sobre a eliminação de documentos no Estado. SAA é o quarto órgão que mais realizou a avaliação, classificação e eliminação de documentos de forma segura e com critérios técnicos]

SP SEM PAPEL NA SAA

As Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso foram criadas pelo Decreto estadual nº 29.838/1989 e tem por objetivo implementar a política estadual de gestão de documentos e acesso à informação. O Decreto estadual nº 58.052/2012, que regulamenta a Lei de Acesso à Informação no Estado de São Paulo, vinculou essa Comissão ao Gabinete do Secretário para que tivesse melhor desempenho de suas atribuições no órgão.

Sendo assim, para operacionalizar o SP Sem Papel na SAA foi editada a Resolução SAA nº 31, de 04 de setembro de 2019 que criou o grupo gestor para a implantação do Programa, coordenado pela CADA. Assim, a Comissão e a Divisão de Comunicações Administrativas, do Departamento de Administração, promoveram diversos treinamentos presenciais entre os servidores, além de um curso EaD (Educação à Distância), fornecido pela Secretaria de Governo para todos os servidores, sobre a implantação e operacionalização do Programa.

 

 

Legenda: O arquivo da SAA hoje, com o tratamento de documentos que chegam nele, além do armazenamento em deslizantes e aparelhos de ar condicionado para manter a temperatura ideal para preservação.

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Informações:
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